Modelit
experience

Un’azienda che opera nel settore dei trasporti deve gestire, documentare e tracciare il reso della merce venduta non conforme ai requisiti di vendita.

• Alla merce con descrizione di non conformità viene attribuita una data e un numero di protocollo;
• La non conformità viene presa in carico dal reparto di controllo qualità che effettua dei test e documenta in ModelIT l’esito;
• Se l’esito è positivo, e quindi il pezzo risulta non conforme, si contatta il cliente e viene rinviata la merce;
• Se l’esito è negativo e non vengono riscontrare le criticità descritte, si avvisa il cliente dell’esito e viene rinviata la merce. 

ModelIT è il software ideale per visualizzare in modo chiaro e lineare tutte le fasi della risoluzione della problematica del cliente. Elimina azioni manuali e ripetitive, come inserimenti dei dati e richieste specifiche per la creazione di documenti atti a gestire la non conformità. 

Società del settore alimentare ha difficoltà nel gestire le richieste di acquisto e il relativo processo approvativo con tracciatura.

• L’utente compila la richiesta di acquisto allegando le relative specifiche prodotti/servizi, prezzi, eventuali motivazioni e confronto fornitori;
• La richiesta viene assegnata tramite ModelIT al responsabile dell’ufficio/settore di competenza per la verifica, da qui arrivano eventuali integrazioni o revisioni in base a budget o confronto preventivi;
• Si procede a integrare quanto richiesto;
• Se la richiesta viene approvata passa all’ufficio di competenza per finalizzare l’acquisto.

ModelIT è determinante per il passaggio diretto di ogni modulo all’ufficio di competenza per la presa in carico. Uno strumento utile per monitorare gli stati di avanzamento delle richieste e rendere il processo flessibile, grazie alla possibilità di ingaggiare tutti gli utenti indispensabili al suo svolgimento. 

Un’azienda del settore editoriale deve di gestire la richiesta strutturata di ferie e permessi tramite ciclo approvativo e tracciatura della quantità di tempo ferie/permessi accordato.

•  L’utente inserisce la propria richiesta di ferie o permesso indicando il periodo all’interno dell’apposita sezione in ModelIT;
• La richiesta viene assegnata automaticamente al responsabile dell’ufficio che nel primo passaggio approva o respinge la domanda;
• In caso di rifiuto si procede all'annullamento e alla notifica all’utente richiedente con le rispettive motivazioni;
• In caso di approvazione l’ufficio HR dà la conferma definitiva e traccia i conteggi di ore/giorni;
• L'esito positivo viene comunicato all’utente e alla segreteria per conoscenza dei dipendenti operativi o in ferie/permesso.

ModelIT offre la possibilità di inserire e inviare tutti i dati necessari alla compilazione della richiesta in un solo ambiente. Con un’unica soluzione si riesce a monitorare il processo e allo stesso tempo ad avere un riscontro diretto dell’esito della richiesta.

Un’azienda che opera nel settore metalmeccanico deve gestire l’approvazione al pagamento delle fatture dei fornitori.

• Si verifica il fornitore della fattura, che viene poi protocollata ai fini IVA e assegnata a un centro di costo;
• L’ufficio di competenza designato prende in carico la fattura tramite ModelIT, analizza il dettaglio allegato alla fattura (DDT, contratti, scambi di email) e verifica eventuali annotazioni;
• Se la fattura è inferiore a un importo X e se la documentazione è completa gli operatori approvano il pagamento e la fattura viene data in gestione alla contabilità;
• Se la fattura è inferiore a un importo X, ma la documentazione richiesta risulta incompleta, viene inviata una email al fornitore con richiesta di integrazione (processo di ritorno della email del fornitore).
• Se la fattura è maggiore di X ma inferiore a Y, spetta al responsabile di settore approvarla (processo di approvazione responsabile di settore) e  assegnarla all’ufficio acquisti per l’avvallo finale.
• Se la fattura è maggiore di Y sono due le figure che devono approvare il pagamento: il responsabile di settore e il direttore generale.

La digitalizzazione di tutti i documenti di questo processo complesso è fondamentale, così come il monitoraggio di ogni passaggio dell'iter approvativo. ModelIT rende la gestione fluida e completa anche attraverso l'invio di reminder impostati con cadenza regolare.